欠席に〇印を付けるだけでなく、横に「大変申し訳ありませんが、あいにく都合がつかず欠席させて頂きます。」など、一言添えるのがマナーです。どうしても日程の都合がつかないのは、仕方のないことなので、その対応を失礼のないようにすれば問題ありません。丁寧にするのなら、お花やお菓子などを欠席のお詫びのお手紙と一緒に送るという方法もあります。